Handleiding voor managers & BPV begeleiders Om te zorgen dat je zo snel mogelijk aan de slag kan met BOOST vind je hier een korte handleiding waar je vooral antwoord krijgt op eventuele vragen. Gesprekscyclus Wanneer je een gesprek inplant met een student of een van je collega's ben jij ook automatisch de voorzitter van het gesprek. Als je een datum kiest waarop je het gesprek gaat houden, zorg dan dat de betrokkenen en vooral je student of collega het formulier en eventueel competentieprofiel heeft ingevuld vóór de gespreksdatum. Jij als begeleider moet dit meestal ook invullen. Wat er precies ingevuld moet worden hangt af van jouw contactpersoon voor BOOST die de gesprekken heeft vormgegeven. Als voorzitter van het gesprek is er een kans dat je ook "review" stappen kunt doen, hier krijg je alle ingevulde waardes te zien van formulieren en competentieprofielen. Zorg dat je deze op de gespreksdatum zelf doorneemt samen met je student of collega. Nadat je klaar bent met het gesprek, ga dan naar de "completion" / afronding stap. Nadat je het gesprek afrond staan alle ingevulde waardes ook definitief vast, en als jouw organisatie "ondertekenen" heeft aanstaan zullen (sommige) deelnemers nog moeten aangeven of ze het gezien hebben en wel/niet akkoord gaan met de inhoud. Dit is niet nodig om aan het volgende gesprek te kunnen beginnen. Uitleg functionaliteiten Hoe nodig ik mensen uit? Ga op Bedrijf > Gebruikers uitnodigen Vul het emailadres in van je collega of student. Als er iets met je is gecommuniceerd over welke rol je moet toekennen, dan kun je die ook aanklikken. Als je de uitnodiging nu verstuurd dan zie je het terug in de lijst eronder. Het is belangrijk dat je collega of student nu de uitnodiging die via de mail verstuurd is opent en een account maakt door op de registratielink te klikken, anders kun je geen gesprek inplannen. Hoe voeg ik mensen toe aan mijn afdeling(en)? Klik op "afdelingen" en daarna "mijn afdelingen". Je kunt hier een overzicht van je afdelingen terug zien indien je de juiste bevoegdheid hebt. Je kunt met een andere bevoegdheid ook mensen toevoegen aan je afdeling. Indien je de juiste bevoegdheid niet hebt, neem contact op met je BOOST contactpersoon. Door op een afdeling te klikken waar je een werknemer aan toe wilt voegen zou je een soortgelijk scherm als dit moeten zien. Klik op Lid toevoegen (hiervoor heb je de juiste bevoegdheid nodig, anders zie je de knop niet). Voeg nu jouw collega of student toe uit de lijst die je ziet, indien deze persoon er niet tussen staat dan hebben ze ook nog geen account aangemaakt. Verzoek ze om een account aan te maken en verstuurd de uitnodiging ( Hoe nodig ik mensen uit? ) even opnieuw. De persoon zou nu in de lijst moeten staan in deze afdeling. Als je weer op "Afdelingen" klikt zie je een volledige lijst van mensen. Je ziet ook een hand-icoontje   staan voor dataverzoeken, lees het kopje hieronder als je meer wilt weten ( Wat zijn dataverzoeken? )  Wat zijn dataverzoeken? In BOOST is veel persoonlijke data aanwezig, om te controleren wie dit mag zien is een data verzoek nodig om dit vast te leggen. Indien je collegas of studenten hebt toegevoegd aan je afdeling dan zou je een hand icoontje moeten zien. Als je hier op klikt veranderd het in een klokje. Nu verschijnt er voor je collega of student een verzoek op hun dashboard of ze dit willen accepteren. (het scherm hierboven is wat je collega of student zou moeten zien) Wanneer deze persoon de uitnodiging geaccepteerd heeft, zie je nu een groene handdruk. Dit is eenmalig, opvolgende gesprekken kun je direct inplannen. Hoe start ik een gesprek? Klik op "Gesprekken" links in het menu en daarna op "Nieuw gesprek starten". Je vindt op deze pagina ook een lijst met lopende gesprekken. Selecteer hier het type gesprek wat gecommuniceerd is met jouw BOOST contactpersoon. Dit kan bijvoorbeeld "Eerste gesprek" zijn, in het scherm hieronder heet het "Demo cycle" maar deze staat niet in jouw lijst. Klik op  Selecteren . Hieronder zie je een voorbeeld hoe het ingevuld kan worden. In het scherm heeft het demo account "Manager", je moet jezelf ergens in het gesprek toevoegen als je dit ook inplant, zorg ervoor dat jij ergens staat ingevuld behalve helemaal bovenaan in het grijze gedeelte. Dit gedeelte is namelijk over wie het gesprek gaat, dat zou jouw student of collega moeten zijn. Klik hierna op "Plannen". Het gesprek staat nu in de lijst en alle partijen kunnen beginnen met invullen, in hoeverre dat nodig is. Hoe maak ik losse taken? Klik op "Taken" > "Alle taken" en dan op "Losse taak aanmaken". De reden dat het "losse taak" heet is omdat een taak normaal voortkomt uit een gesprek, in dit geval niet, dus heet het een losse taak. Je vindt hier tevens een overzicht aan taken die jij gemaakt hebt of die aan jou zijn toegewezen. Hoe vul ik competenties in? Indien jouw BOOST contactpersoon competenties aan een gesprek heeft toegevoegd, zul je dit scherm tegenkomen. In het rood gemarkeerde gedeelte zie je alle competenties die je kunt beoordelen. Je hoeft ze dus niet allemaal in te vullen . Maar dit ligt er aan wat binnen jouw bedrijf of organisatie is afgesproken. Als je een competentie wilt beoordelen kun je dat rechts in de lijst doen. Je kunt hier een keuze maken uit de verschillende niveau's. In het scherm hieronder zie je "level 2", "level 3", "level 4". Dit zou in jouw scherm ook "beginnend", "geöeffend", "gevorderd" kunnen zijn. Je kunt binnen de competentie een level kiezen en daarna een percentage met een kleur. Als er niks gecommuniceerd is wat je moet aanklikken, kies dan veilig voor "100%". De kleuren en percentages staan voor in hoeverre iemand voortgang heeft gemaakt binnen deze competentie, je kunt met 50% aangeven dat iemand goed op weg is om iets op een "gevorderd" niveau te halen maar dat er nog werk nodig is. Later in het gesprek kun je hier ook opmerkingen aan toevoegen met taken.